Las reuniones que haces con tu equipo de trabajo, son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños y fomentar la participación de los empleados. Pero en algunas ocasiones no son esas reuniones efectivas.
En la actualidad algunas empresas han prescindido de hacer reuniones y solo envían la información por los medios tecnológicos más usados por las personas. Aunque no se han percatado que en algunos momentos las reuniones son necesarias para lograr equipos de trabajo más compenetrados y efectivos.
7 reglas para tener reuniones efectivas en tu empresa.
1.- Organizar la reunión.
Unos días antes de la reunión de trabajo, debes crear una agenda de cómo vas a llevar a cabo la reunión desde el inicio, durante y después; y así no tendrás inconvenientes a la hora de comenzar la reunión logrando que sea unas de las reuniones más efectivas.
2.- Asigna un líder:
La reunión debe ser convocada y liderada por alguien, que inspire respeto y confianza al resto de los trabajadores. Este líder debe ser el encargado de la agenda y de hacer lo posible por que esta se cumpla.
3.- Establece el tiempo de duración.
Es frecuente que desvíes de los objetivos y propuestas iniciales con facilidad, haciendo que la reunión se alargue más de lo normal. Ser riguroso con el cumplimiento del horario garantiza la presión necesaria para forzarnos a alcanzar el objetivo fijado.
Para tener reuniones efectivas trata de que no exceda la hora y media de duración. Tras esta franja de tiempo, las personas pierden atención y están menos participativas.
4.- Convocar a las personas adecuadas.
Los participantes que asistan a la reunión de trabajo deben ser el mínimo número necesario para que la misma se realice de forma rápida y productiva.
Debemos invitar a una persona por cada una de las partes implicadas que tengan que aportar su visión y/o su aprobación al menos a alguno de los temas de la reunión.
Convocar a un número excesivo de personas también es un problema ya que nos obliga a que haya más turnos de palabra y que se aporten más opiniones que podrían alterar el orden del día.
5.- Promueve la participación y toma apuntes
Para que una reunión sea efectiva nadie debería ser sólo “oyente”. Por tanto, ya que todas las personas tienen algo a aportar, es vital que todas lo hagan; incluso aquellas menos propensas a hablar. Cada opinión cuenta a la hora de solucionar problemas en equipo.
6.- Respetar el turno de palabra.
Para tener reuniones efectivas debe haber una dinámica de conversación alternada, donde cada parte escuche a la otra pudiendo defender sus argumentos con vehemencia pero siempre con respeto. Por ello, es muy importante respetar el turno de palabra de cada una de las partes que estén dialogando, facilitando de esta forma el entendimiento de las posiciones que se exponen.
7.- Sintetiza las conclusiones.
Cuando estés cerrando la reunión de trabajo debes enfocarte en definir qué acciones debes tomar para que todo lo que se concretó se cumpla por plazos y poderlas lleva a cabo. En esta fase, es fundamental lograr que las personas se comprometan a hacer la acción dentro del plazo establecido.
